Experten-Einblicke

SAP-Lizenzierung: Die Auswirkungen von Named Users und der neue Vermessungsansatz 

25. April 2025 Von Soterion

Die SAP-Lizenzierung ist seit langem ein komplexes und sich ständig weiterentwickelndes Thema, insbesondere wenn es um benannte Benutzer geht. Mit dem Übergang zu S/4HANA, ob vor Ort oder auf RISE mit SAP, hat SAP einen neuen Ansatz zur Messung von Named Usern eingeführt. Diese Umstellung ist für alle SAP-Kunden von entscheidender Bedeutung, da sie sich auf die Kosten, die Einhaltung von Vorschriften und die allgemeine Systemeffizienz auswirkt.  

In diesem Artikel befassen wir uns mit den wichtigsten Änderungen bei der SAP-Lizenzierung, den Auswirkungen der neuen Named-User-Messmethodik und damit, wie Unternehmen diese Umstellung effektiv meistern können. Unsere Erkenntnisse stammen aus einer aktuellen Folge des SAP Security & GRC Podcast von Soterion mit Nikolaj Gontcharenko von EY Schweiz und Ross Robertson von Soterion.  

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Die Entwicklung der SAP-Lizenzierung 

In der Vergangenheit war die SAP-Lizenzierung eine Grauzone mit erheblichen Unklarheiten bei der Klassifizierung der Benutzer. Unter dem ECC ermittelten die Unternehmen ihren jährlichen SAP-Lizenzbedarf, indem sie Standardmessinstrumente wie USMM und SLAW einsetzten. Es gab jedoch keine strikten Richtlinien, die definierten, was ein "professioneller" oder "eingeschränkt professioneller" Benutzer ist, was zu Unstimmigkeiten bei der Klassifizierung führte.

Dieser Mangel an Klarheit führte zu Herausforderungen für Kunden, die versuchten, ihre Lizenzkosten zu optimieren und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. SAP hat dieses Problem erkannt und hat nun eine strukturiertere Methodik eingeführt, insbesondere für Kunden, die auf S/4HANA umsteigen, egal ob vor Ort oder auf RISE mit SAP. 

Der Übergang zu einem strukturierten Messansatz 

SAPs neuer Ansatz für die Lizenzierung führt ein transparenteres und regelbasiertes Klassifizierungssystem ein. Die wichtigste Änderung besteht darin, dass die benannten Benutzer anhand der ihnen tatsächlich zugewiesenen Berechtigungen und nicht anhand einer allgemeinen Funktionsbeschreibung bestimmt werden. 

Unternehmen, die S/4HANA vor Ort einsetzen, werden weiterhin den traditionellen benannten Benutzerklassifizierungen folgen, zu denen die folgenden gehören:

  • Professionell Lizenz: Voller Zugriff auf SAP-Funktionen, einschließlich Konfiguration und Finanztransaktionen.
  • Funktionale Lizenz: Eingeschränkte professionelle Nutzung für bestimmte Geschäftsbereiche.
  • Produktivitätslizenz: Wird für grundlegende Systeminteraktionen wie die Dateneingabe verwendet.  

Für RISE mit SAP-Kunden, die in einer Cloud-basierten Umgebung arbeiten, ist SAP zu einemFUE-Modell (Full Use Equivalent) übergegangen. Anstatt einzelne Lizenztypen zu verwalten, erwerben Unternehmen nun FUE-Blöcke, die den Benutzern auf der Grundlage ihrer Zugriffsebenen zugewiesen werden.

    Verständnis des vollen Nutzungsäquivalents (FUE) in RISE mit SAP  

    Das FUE-Modell zielt darauf ab, die SAP-Lizenzierung zu vereinfachen, indem benannte Benutzerlizenzen in einer einzigen Metrik konsolidiert werden. Die Umstellung auf dieses Modell stellt Unternehmen jedoch vor Herausforderungen, insbesondere bei der Zuweisung von Lizenzen für verschiedene Benutzerrollen.   

    SAP teilt die Benutzer im Rahmen des FUE-Modells in drei Kategorien ein:

    1. Self-Service-Benutzer- in erster Linie für Anzeigeaktivitäten, HR-Aufgaben und grundlegende Suchaufträge. 
    1. Hauptnutzer- Diejenigen, die mit der Pflege von Stammdaten, der Berichterstattung und der operativen Planung befasst sind.
    2. Fortgeschrittene Benutzer- Personen, die an hochrangigen Funktionen wie Finanztransaktionen, Systemkonfigurationen und Rechnungsbearbeitung beteiligt sind. 

    Jeder dieser Nutzertypen verbraucht FUE-Blöcke in unterschiedlichem Verhältnis: 

    • Selbstbedienungs-Benutzer:30:1 (d. h. 30 Selbstbedienungsnutzer verbrauchen 1 FUE-Block)
    • Hauptnutzer:5:1 (d.h. 5 Kernnutzer verbrauchen 1 FUE-Block)
    • Fortgeschrittene Benutzer:1:1 (jeder fortgeschrittene Nutzer verbraucht einen ganzen FUE-Block)

      Die wichtigsten Herausforderungen bei der Umstellung auf das neue Lizenzierungsmodell 

      Die Umstellung auf das FUE-Modell bringt mehrere Herausforderungen für die Organisationen mit sich:

      1. Mangelnder Überblick über die tatsächliche Nutzung:Viele Unternehmen haben keinen klaren Überblick darüber, was ihre Benutzer tatsächlich im System tun. Infolgedessen werden die Benutzer möglicherweise zu stark klassifiziert, was zu unnötigen Lizenzkosten führt. 
      1. Standardisierung vs. Kostenoptimierung:In der Vergangenheit haben Unternehmen aus Effizienzgründen standardisierte Rollenstrukturen bevorzugt. Nach dem neuen Modell kann eine übermäßige Standardisierung von Rollen jedoch die Lizenzkosten in die Höhe treiben, indem höhere Zugriffsebenen als nötig zugewiesen werden. 
      1. Zum Verständnis des SAP Trusted Authorisation Review (STAR) Service:SAP bietet den STAR Service an, um Unternehmen bei der Analyse ihres Lizenzbedarfs mit Hilfe seiner regelbasierten Messwerkzeuge zu unterstützen. Dieser Service kann zwar Ineffizienzen aufzeigen, optimiert aber nicht unbedingt die Lizenznutzung. Unternehmen müssen nach wie vor ihre eigenen tiefgreifenden Analysen durchführen, um die Lizenzierung mit den tatsächlichen Geschäftsanforderungen in Einklang zu bringen.
      2. Komplexität der Rollenanpassungen: Um die Lizenzkosten zu optimieren, müssen Unternehmen die Benutzerrollen und Berechtigungen anpassen. Dies ist ein zeitintensiver, technischer Prozess, der eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und gleichzeitig Betriebsstörungen zu vermeiden.

      Optimierung der SAP-Lizenzierung: Best Practices  

      Um den Übergang effektiv zu gestalten und die Kosten zu kontrollieren, sollten Organisationen die folgenden bewährten Verfahren berücksichtigen: 

      1. Führen Sie eine Lizenzierungsprüfung durch: Führen Sie vor der Umstellung auf S/4HANA, ob vor Ort oder auf RISE mit SAP, eine gründliche Überprüfung der aktuellen Benutzerklassifizierungen und Zugriffsebenen durch. Identifizieren Sie mögliche Fehlklassifizierungen, die zu unnötigen Kosten führen könnten. 
      1. Konzentration auf die tatsächliche Nutzung, nicht nur auf den zugewiesenen Zugriff:Nutzen Sie die Messinstrumente von SAP, um zu analysieren, was die Benutzer tatsächlich im System tun. Ziehen Sie in Erwägung, den Zugriff auf das zu beschränken, was für die Rolle des jeweiligen Benutzers erforderlich ist. 
      1. Nutzen Sie die Strategien der rollenbasierten Zugriffskontrolle (RBAC):Entwerfen Sie Benutzerrollen mit Blick auf die Lizenzierungskosten. Vermeiden Sie übermäßige Berechtigungen, die Benutzer automatisch in höhere Lizenzstufen drängen könnten. 
      1. Nutzen Sie GRC-Lösungen von Drittanbietern:Die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten für Governance, Risiko und Compliance (GRC) kann dazu beitragen, dass Ihre Lizenzierungsstrategie mit den bewährten Sicherheitsverfahren und den Geschäftsanforderungen in Einklang gebracht wird. 
      1. Regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Lizenzierung:Die SAP-Lizenzierung sollte keine einmalige Angelegenheit sein. Unternehmen sollten die Benutzerklassifizierungen und Zugriffsrechte regelmäßig neu bewerten, um eine kontinuierliche Kosteneffizienz zu gewährleisten. 
      2. Aktualisierung der Zugriffsverwaltungsrichtlinien: Angesichts der potenziellen und erheblichen Auswirkungen, die eine Änderung der Zugriffsberechtigung auf die Lizenzierung haben kann, ist es wichtig, dass Anträge auf Zugriffsänderungen nicht nur auf Risiken, sondern auch auf die Auswirkungen auf die Lizenzierung geprüft werden.

      Schlussfolgerungen

      Die Umstellung auf die neue SAP-Lizenzierungsmethodik bedeutet für SAP-Kunden eine große Umstellung. Die Umstellung auf eine strukturierte Benutzerklassifizierung bietet zwar mehr Transparenz, bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich, insbesondere bei der Optimierung der Kosten und der effizienten Verwaltung des Benutzerzugriffs. 

      Unternehmen müssen bei der SAP-Lizenzierung proaktiv vorgehen und sowohl die SAP-Tools als auch unabhängige Analysen nutzen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und gleichzeitig unnötige Ausgaben zu vermeiden. Durch die Anwendung von Best Practices, wie z. B. die Durchführung regelmäßiger Audits, die Konzentration auf die tatsächliche Nutzung und die Optimierung des Rollendesigns, können Unternehmen diesen Übergang reibungslos bewältigen und langfristig eine effiziente Lizenzierung erreichen. 

      Da sich die SAP-Lizenzierung ständig weiterentwickelt, ist es für Unternehmen, die den Wert ihrer SAP-Investitionen maximieren wollen, entscheidend, informiert und vorbereitet zu sein.

      Suchen Sie nach einer Lösung?  

      Der SAP Licence Manager von Soterion unterstützt Unternehmen, die sich auf die Umstellung auf RISE mit SAP vorbereiten, indem er eine umfassende Analyse des SAP-Rollendesigns durchführt, um die erforderliche Anzahl von FUE-Lizenzen (Full Use Equivalent) zu ermitteln. Viele Unternehmen gewähren ihren Benutzern einen breiteren SAP-Zugang als nötig, was zu Ineffizienz und unnötigen Kosten führt. Mit dem SAP License Manager von Soterion können Sie Ihre Kosten optimieren, erhebliche Einsparungen erzielen und die Einhaltung der Lizenzbestimmungen sicherstellen. 

      Wenn Sie mehr erfahren möchten, sehen Sie sich das neueste SAP License Manager-Webinar von Soterion an oder kontaktieren Sie uns für weitere Informationen unter [email protected].

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