Experten-Einblicke

Die stummen Kosten der SAP-Lizenzierung: Warum das Rollendesign mehr denn je wichtig ist

22. August 2025 Von Dudley Cartwright

Bei der Umstellung von Unternehmen auf SAP S/4HANA und SAP Cloud ERP Private (früher RISE with SAP) hat sich die Lizenzierung als wichtiger Kostenfaktor erwiesen - und untergräbt oft den Business Case für die Cloud-Transformation. Doch das eigentliche Problem sind nicht die Kosten für SAP selbst. Es sind die versteckten Kosten , die durch die Gestaltung Ihrer SAP-Rollen entstehen.

Im Rahmen des STAR-Lizenzierungsmodells von SAP werden die Benutzerklassifizierungen - und damit die Lizenzkosten - nicht dadurch bestimmt, was die Benutzer tatsächlich tun, sondern durch die ihnen zugewiesenen Berechtigungen. Selbst wenn ein Benutzer eine erweiterte Funktion nie benutzt, wird er allein durch die Tatsache, dass sie in seiner Rolle enthalten ist, in eine höhere FUE-Kategorie (Full Use Equivalent) eingestuft.

Hier wird das Rollendesign zu einem finanziellen Risiko. Die meisten Legacy-Rollendesigns wurden mit Blick auf betriebliche oder Compliance-Ziele entwickelt, nicht auf die Effizienz der Lizenzierung. Infolgedessen schätzen Unternehmen ihren FUE-Bedarf oft zu hoch ein, bevor sie überhaupt einen SAP Cloud ERP Private (RISE)-Vertrag unterzeichnen. Noch schlimmer ist, dass dieser Bedarf, sobald er einmal festgelegt ist, für die Dauer des Abonnements festgeschrieben ist.

Die Rollendesign-Falle

Drei Dinge gehen häufig schief:

  1. Überklassifizierte Benutzer - Benutzer erhalten Zugriff, den sie nicht benötigen, und werden in höhere Lizenzstufen eingestuft.
  2. License Creep - Geringfügige Änderungen an weit verbreiteten Rollen können FUE-Erhöhungen bei Hunderten von Benutzern auslösen.
  3. Keine Nutzungsvalidierung - Wenn nicht gemessen wird, was die Nutzer tatsächlich nutzen, gibt es keine Feedbackschleife zur Optimierung der Rollen.

Diese Probleme sind oft unsichtbar - bis zu Ihrer nächsten monatlichen STAR-Messung (oder jährlichen Messung bei On-Premise-Kunden). Dann ist es zu spät, um überhöhte Verpflichtungen rückgängig zu machen.

Ein klügerer Ansatz: Lizenzvergabe durch Design

Anstatt die Lizenzierung als nachträglichen Gedanken zu behandeln, müssen Unternehmen die Lizenzierungslogik in ihre Strategie für die Rollengestaltung einbeziehen. Dies bedeutet:

  • Enge Ausrichtung der Rollen an den tatsächlichen Geschäftsanforderungen
  • Entfernen von ungenutztem Zugang zur Vermeidung unnötiger Klassifizierung
  • Kontinuierliche Überwachung der FUE-beeinflussenden Veränderungen

Der SAP License Manager von Soterion ermöglicht diesen Ansatz durch die Analyse von drei kritischen Datenpunkten:

  • FUE-Anzahl auf der Grundlage des aktuellen Rollendesigns
  • Bereinigungspotenzial zum Abbau von Überbelegungen
  • Best-Case-FUE-Anzahl auf der Grundlage der tatsächlichen Systemnutzung

Diese Erkenntnisse können Sie nutzen, um Migrationen zu planen, die Lizenzierung zu optimieren und Ihre Verhandlungsposition mit SAP zu stärken.

Zeit ist Ihr größter Vorteil

Unabhängig davon, ob Sie den Umstieg auf SAP Cloud ERP Private (RISE) planen oder bereits vollzogen haben, ist der Zeitpunkt entscheidend. Je früher Sie Ihre Rollen bewerten und bereinigen, desto mehr Kontrolle haben Sie über Ihre zukünftige Lizenzierung. Umgekehrt bedeutet eine Verzögerung der Optimierung, dass Sie überhöhte Kosten für die Dauer Ihres Vertrags in Kauf nehmen.

Es besteht die Tendenz, in SAP zu viele Zugriffsrechte zu vergeben. Durch die Definition eines KPIs für die Zugriffsrisikotoleranz können Unternehmen die Diskrepanz zwischen den potenziellen Zugriffsrisiken, die durch das Rollendesign eingeführt werden, und den tatsächlichen Risiken auf der Grundlage der tatsächlichen Benutzeraktivität messen und so fundiertere und gezieltere Abhilfemaßnahmen ermöglichen.

Schlussfolgerungen

Beim Rollendesign geht es nicht mehr nur um die Einhaltung von Vorschriften - es ist eine finanzielle Kontrolle. Unternehmen, die "Licensing by Design" anwenden, können die SAP-Lizenzierung in einen strategischen Vorteil umwandeln - diejenigen, die nicht riskieren, Jahr für Jahr mehr zu zahlen als nötig.

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Während der Projektphasen kann unsere Zugangskontrolllösung verwendet werden, um datengestützte Erkenntnisse zu gewinnen, Rollendesigns zu simulieren und Zugangsrisiken zu validieren. Auf diese Weise können wir revisionssichere Lösungen bereitstellen, die mit umfassenderen Unternehmenszielen übereinstimmen, einschließlich Datenschutz, Lizenzoptimierung und skalierbaren Governance-Frameworks, die das Wachstum des Unternehmens unterstützen.

Wenn Sie Fragen haben oder eine Demo sehen möchten, wenden Sie sich bitte per E-Mail an [email protected].

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