SAP-Sicherheit darf nicht länger nur eine Nebensache sein
Jede SAP-Implementierung unterliegt einer ungeschriebenen Risikohierarchie. Konfiguration, Datenmigration und Qualität haben in der Regel Vorrang – und das zu Recht. Wenn das System nicht korrekt eingerichtet ist und nicht die richtigen Daten enthält, kann das Unternehmen nicht funktionieren. Man muss sich nur ansehen, was bei SPAR Südafrika und Lidl passiert ist, um zu verstehen, welche Folgen es hat, wenn man hier Fehler macht.
Im Vergleich dazu ist ein Benutzer, der etwas mehr Zugriffsrechte hat, als er unbedingt benötigt, ein überschaubares Problem. Dies lässt sich nach dem Go-Live bereinigen, sobald das System stabil läuft und der Druck auf die Fachteams nachgelassen hat. Die Sicherheit rückt in den Hintergrund – nicht, weil jemand beschließt, ihr eine geringere Priorität einzuräumen, sondern weil die Projektökonomie dieses Ergebnis fast unvermeidlich macht
Diese Logik war lange Zeit vertretbar. Im Rahmen des ECC-Lizenzmodells für benannte Benutzer barg die Verschiebung der Rollengestaltung zwar Governance-Risiken, hatte jedoch keine unmittelbaren finanziellen Konsequenzen. Die Lizenzkosten wurden zum Zeitpunkt des Kaufs festgelegt und jährlich überprüft. Eine unvollkommene SAP-Rollengestaltung stellte ein Compliance-Problem dar. Sie war jedoch nicht mit Lizenzkosten verbunden.
Bei SAP Cloud ERP Private (früher bekannt als RISE with SAP) ändert sich diese Berechnung. Die finanziellen Folgen einer suboptimalen Rollengestaltung werden nicht mehr aufgeschoben, sondern treten bereits am Tag der Inbetriebnahme ein.
Was sich bei der FUE-Methode ändert
Das „Full User Equivalent“-Modell (FUE) von SAP, das für SAP Cloud ERP Private gilt, misst den Lizenzverbrauch auf andere Weise. Anstatt Lizenztypen nach der jeweiligen beruflichen Funktion zuzuweisen, werden FUEs anhand der einem Benutzer zugewiesenen SAP-Berechtigungsobjekte ermittelt. Theoretisch gilt: Je umfassender die Zugriffsrechte, desto höher die FUE-Einstufung und desto höher die Kosten.
Die meisten ECC-Rollenkonzepte wurden ursprünglich nicht unter Berücksichtigung des FUE-Verbrauchs entwickelt. Sie wurden geschaffen, um Geschäftsprozesse zu unterstützen, die Aufgabentrennung zu gewährleisten und Prüfungsanforderungen zu erfüllen. Die FUE-Effizienz war kein Gestaltungskriterium. Wenn SAP daher seine STAR-Bewertung durchführt, führt der Mechanismus, mit dem der FUE-Basisbedarf zum Zeitpunkt der Umstellung ermittelt wird, häufig dazu, dass die Anzahl der FUEs, die Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt, zu hoch angesetzt wird.
Was die Situation zusätzlich verändert, ist die Häufigkeit der Erfassung. Bei ECC wurden die Lizenzpositionen in der Regel jährlich überprüft. Bei SAP Cloud ERP Private wird der Verbrauch monatlich berechnet. Ihre Verbrauchszahlen sind in Ihrem SAP for Me-Portal einsehbar. Was Ihr Unternehmen sehen kann, kann auch SAP sehen. SAP hat den Unternehmen in der Regel etwas Zeit eingeräumt, um ihre Rollengestaltung nach dem Go-Live zu stabilisieren. Diese Übergangsfrist existiert, weil SAP anerkennt, dass die meisten Unternehmen bei SAP Cloud ERP Private ohne ein FUE-optimiertes Design starten. Es wäre jedoch unklug, diese Übergangsfrist als Strategie zu betrachten. Sie wird nicht unbegrenzt andauern, und die Unternehmen, die sie nutzen, um ihre Abläufe in Ordnung zu bringen, werden in einer wesentlich besseren Position sein als diejenigen, die dies nicht tun.
Der eigentliche Wandel: Vom Governance-Risiko zur finanziellen Haftung
Das ist die Veränderung, die Projektverantwortliche und Finanzleiter verstehen müssen. Die Optimierung der Sicherheit in ECC war zwar ein wichtiges Governance-Thema, wurde jedoch oft – zu Recht – der Einhaltung des Zeitplans untergeordnet. Bei SAP Cloud ERP Private wird sie zu einem finanziellen Thema.
Jeder Monat, in dem Ihr Unternehmen SAP Cloud ERP Private mit einer nicht optimierten Rollengestaltung betreibt, ist ein Monat unnötigen FUE-Überverbrauchs. Im Gegensatz zu einem Compliance-Problem, das möglicherweise erst bei einem zukünftigen Audit festgestellt wird, hat FUE-Überverbrauch unmittelbare finanzielle Folgen. Ab dem Zeitpunkt der Inbetriebnahme Ihres Systems hat SAP das vertragliche Recht, diesen Mehrverbrauch in Rechnung zu stellen.
Ein Go-Live ohne vorherige Kenntnis Ihres FUE-Risikos ist daher eine finanzielle Entscheidung und nicht nur eine Frage der Unternehmensführung.
Was es eigentlich bedeutet, mit am Tisch zu sitzen
Der Sicherheit einen Platz am Tisch einzuräumen, bedeutet nicht, SAP-Sicherheit in jeden Projektarbeitsablauf zu integrieren oder die Rollenkonzeption als Voraussetzung für die Inbetriebnahme zu betrachten. Projekte unterliegen Einschränkungen, und diese Einschränkungen sind real.
Das bedeutet vielmehr, dass die FUE-Risiken als konkreter Faktor in die Projektplanung einfließen sollten. Es stellt sich die Frage, ob die Rollengestaltung vor der Migration behandelt werden sollte und welche Sicherheitsmaßnahmen unabhängig von der Entscheidung zur Rollengestaltung vorgezogen werden können. Diese Frage verdient eine wohlüberlegte Antwort und keine Standardlösung. Diese Diskussion muss früh genug stattfinden, damit noch darauf reagiert werden kann.
Das bedeutet auch, dass diejenigen, die Entscheidungen über den Projektumfang und den Zeitplan treffen, verstehen müssen, worauf sie verzichten, wenn die Sicherheit zurückgestellt wird. Das ist eine andere Abwägung. Und sie verdient eine andere Reaktion.
In der ECC-Ära lautete die Antwort: Governance-Risiko, das beherrschbar ist. In der Ära von SAP Cloud ERP Private umfasst die Antwort auch finanzielle Risiken, die bereits mit dem Go-Live beginnen.
Die Organisationen, die besser aufgestellt sein werden
Der Umstieg auf SAP Cloud ERP Private befindet sich für die meisten Unternehmen noch in einem frühen Stadium, was denjenigen, die vorausschauend planen, einen erheblichen Vorteil verschafft. Indem sie sich bereits zu Beginn des Migrationsprozesses mit der FUE-Lizenzierung befassen, können Unternehmen kostspielige Überlizenzen nach dem Go-Live weitaus eher vermeiden. Dies gewinnt zunehmend an Bedeutung, je näher das Ende der Mainstream-Wartung für SAP ECC rückt. Da immer mehr Unternehmen die Migration vorantreiben, wird die Nachfrage nach erfahrenen SAP-Beratern voraussichtlich das Angebot übersteigen, was es schwieriger und teurer macht, Fragen der Lizenzierung und der Rollengestaltung erst in einer späten Phase des Projekts zu klären.
Sicherheit darf nicht länger das sein, was immer erst an zweiter Stelle kommt. Das Finanzmodell hat sich geändert. Der Ansatz muss sich dem anpassen.
Machen Sie sich Gedanken über Ihre FUE-Behandlung?
Wenn Ihr Unternehmen eine Migration zu SAP Cloud ERP Private plant oder diese bereits abgeschlossen hat und Ihr FUE-Verbrauch höher ist als erwartet, kann SoterionIhnen dabei helfen, die Ursachen zu ermitteln und zu klären, welche Maßnahmen erforderlich sind, um das Problem zu beheben. Der erste Schritt ist ein Gespräch.
Nehmen Sie Kontakt mit dem Soterion-Teamauf.
