Wie hoch ist die Toleranzgrenze für SAP-Benutzerlizenzen in Ihrem Unternehmen?
Einführung einer intelligenteren Methode zur Verwaltung von FUE-Überallokation und SAP-Benutzerlizenzen!
Mit der Umstellung von SAP auf eine subskriptionsbasierte Lizenzierung im Rahmen des STAR-Modells ist der Benutzerzugriff in SAP Cloud ERP Private nun mit einer größeren finanziellen Transparenz und Verantwortlichkeit verbunden. Infolgedessen müssen Unternehmen einen bewussteren und kontrollierteren Ansatz bei der Zuweisung von Benutzerzugriff wählen. Was früher eine technische Überlegung war, ist jetzt zu einer finanziellen geworden - ein zu großzügiger Zugriff kann sich direkt auf die Lizenzkosten auswirken.
Aber hier liegt die Herausforderung: Die meisten Unternehmen haben keine klare Möglichkeit, das Ausmaß der überhöhten SAP-Lizenznutzung zu messen oder zu kontrollieren. Hier kommt das Konzept der Lizenztoleranzschwelle ins Spiel.
Was ist eine Lizenztoleranzstufe?
Eine Lizenztoleranzstufe definiert die akzeptable Abweichung zwischen:
- die Anzahl der FUEs, die sich aus Ihrem aktuellen SAP-Rollendesign ergibt, und
- Die Anzahl der tatsächlich erforderlichen FUEs basiert auf der tatsächlichen Nutzung des Systems.
Betrachten Sie ihn als Schwellenwert für die Finanzkontrolle. Wenn Ihre Systemanalyse beispielsweise zeigt, dass Ihr derzeitiges Rollendesign 500 FUEs erfordert, die tatsächliche Nutzung aber nur 300, sind Sie um 200 FUEs - oder 66 % - überlizenziert.
Eine definierte Lizenztoleranzstufe hilft Ihrem Unternehmen bei der Beantwortung wichtiger Fragen:
- Wie viel Überallokation von Lizenzen sind wir bereit zu akzeptieren?
- Ab wann wird dies zu einem vorrangigen Sanierungsproblem?
- Verfolgen wir dies regelmäßig oder nur, wenn eine Erneuerung oder Prüfung fällig ist?
Warum dies mehr denn je von Bedeutung ist
Im Rahmen des STAR-Modells werden die Benutzer auf der Grundlage der zugewiesenen Berechtigungen klassifiziert, nicht auf der Grundlage ihrer tatsächlichen Aktivitäten. Das bedeutet, dass Ihre SAP-Lizenzkosten oft nicht mit der Nutzung des Systems übereinstimmen.
Kleine Änderungen im Zugriff - wie das Hinzufügen einer erweiterten Berechtigung zu einer gemeinsamen Rolle - können dazu führen, dass Hunderte von Benutzern die Lizenzkategorie wechseln und mehr FUEs verbrauchen. Dies wird als " license creep " bezeichnet, und ohne eine Möglichkeit, dies zu messen und zu verwalten, kann es Ihre Kosten im Laufe der Zeit unbemerkt in die Höhe treiben.
Einführung einer KPI-basierten Lizenzverwaltung
Durch die Festlegung einer Lizenztoleranzstufe erhält Ihre Organisation einen neuen KPI für die Finanzverwaltung:
- Zielvorgabe für den FUE-Überhang: z. B. nicht mehr als 20 % über dem tatsächlichen Verbrauch
- Maximaler True-Up-Puffer: z. B. Beibehaltung eines Puffers von 10 % unter dem vertraglich vereinbarten Limit
- Häufigkeit der Bereinigungszyklen: z. B. vierteljährliche Analyse der ungenutzten Zugänge, die zu den FUE-Zahlen beitragen
Mit diesen KPIs verlässt das Lizenzmanagement den jährlichen Audit-Zyklus und wird zu einer kontinuierlichen Verbesserung, die sich an Ihren finanziellen Zielen orientiert.
Von der Theorie zur Praxis: Wie Soterion hilft
Soterion's SAP Lizenz-Manager macht es einfach, die Lizenztoleranzstufen Ihres Unternehmens zu definieren, zu überwachen und darüber zu berichten.
Wir liefern drei entscheidende Datenpunkte:
- FUEs auf der Grundlage des aktuellen Rollendesigns
- FUEs nach der Säuberung/Sanierung
- FUEs auf der Grundlage der tatsächlichen Systemnutzung
Auf diese Weise erhalten Sie einen messbaren Überblick darüber, wo Sie stehen und wo die Lücken sind. Das ist die Grundlage für eine KPI-gesteuerte Lizenzverwaltung.
Ein kluger Weg nach vorn: Neudefinition der Standardisierung von Job-Rollen
Wenn Sie Ihre eigene Lizenztoleranzgrenze nicht definieren, legt SAP sie für Sie fest, und zwar mit Hilfe von STAR-Messungen, die Ihre Anforderungen möglicherweise zu hoch ansetzen.
Durch die Festlegung interner Schwellenwerte, die Verfolgung der Lizenzverschlechterung und proaktive Abhilfemaßnahmen haben Sie die Kontrolle über die Einhaltung von Vorschriften und die Kosten. Das Lizenzmanagement wird messbar, wiederholbar und strategisch.
Möchten Sie Ihre aktuelle FUE-Überallokation verstehen und Ihre Lizenztoleranzstufe definieren?
Lassen Sie uns eine schnelle Bewertung durchführen, um Ihnen einen messbaren Ausgangspunkt zu geben. Kontaktieren Sie info@soterion und vereinbaren Sie noch heute Ihr SAP License Assessment.
Wer ist Soterion?
Soterion ist auf SAP-Sicherheit und Lizenzmanagement spezialisiert und bietet sowohl marktführende Technologie als auch fundierte Beratungskompetenz. Mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz bei der Bereitstellung robuster, skalierbarer und einfach zu verwaltender SAP-Autorisierungslösungen verstehen wir die praktischen Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei der Verwaltung von Zugriff, Compliance und Governance gegenübersehen.
Wir sind stolz darauf, Lösungen zu entwickeln, die nicht nur technisch solide, sondern auch intuitiv und mit geringem Supportaufwand verbunden sind, um die Verwaltung für IT-Teams zu vereinfachen und die Benutzerfreundlichkeit für Geschäftsinteressenten zu gewährleisten. Unser Schwerpunkt liegt auf der Beseitigung von Komplexität und der Befähigung von Geschäftsanwendern, ihre Aktivitäten im Bereich des Zugriffsrisikomanagements mit Vertrauen und Klarheit selbst zu steuern.
Die Zugangskontrolllösung von Soterion kann während der Projektphasen sehr effektiv eingesetzt werden, um datengestützte Erkenntnisse zu gewinnen, Rollendesigns zu simulieren und Zugangsrisiken zu validieren. Auf diese Weise können wir revisionssichere Lösungen bereitstellen, die sich an umfassenderen Unternehmenszielen orientieren, einschließlich Datenschutz (Privacy by Design), Lizenzoptimierung (Licensing by Design) und skalierbaren Governance-Frameworks, die das Unternehmenswachstum unterstützen.
Wenn Sie Fragen haben oder eine Demo sehen möchten, wenden Sie sich bitte per E-Mail an [email protected].
